KONSEP PENGANGGARAN PERUSAHAAN

Oleh Admin

“Anggaran merupakan hasil menyusun anggaran, sedangkan penganggaran adalah proses menyusun anggaran. Penganggaran adalah perencanaan keuangan suatu organisasi. Penganggaran adalah proses menyusun rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang”.

ANGGARAN SEBAGAI ALAT MANAJEMEN

1. Anggaran Sebagai Sistem Perencanaan Terpadu

Semakin kompleknya masalah menyebabkan banyak kegiatan yang harus dilaksanakan berdasarkan perencanaan yang cermat. Anggaran atau lengkapnya business budget adalah salah satu bentuk berbagai rencana yang mungkin disusun, meskipun tidak setiap rencana dapat disebut sebagai anggaran. Membuat perjalanan jauh membutuhkan perencanaan tentang alat transport, route perjalanan, kartu-kartu pengenal, pemesanan hotel tempat bermalam, dana untuk pembiayaan perjalanan dan sebagainya, agar perjalanan itu menyenangkan, murah dan aman. Demikian juga halnya dalam memilih karir masing-masing, perlu diperhatikan dan seberapa besar minat, kemampuan fisik dan intelektual, dana dan waktu yang tersedia, sehingga dapat dipilih sekolah-sekolah serta jenis-jenis latihan yang diperlukan untuk mendukung pengembangan karir itu.

2. Anggaran Pendekatan Sistem

Anggaran dapat dipilih sebagai system yang memiliki kekhususan tersendiri atau sebagai suatu sub system yang memberlakukan hubungan (interface) dengan sub system lain yang ada dalam perusahaan itu. Hal ini dapat dianalogikan dengan manusia sebagai makhluk hidup biologis yang berbudaya. Untuk mempertahankan eksistensinya sebagai makhluk hidup maka manusia perlu mempertahankan organ-organ pernafasan, peredaran darah, pencernaan, pusat-pusat syaraf dan organ lainnya untuk tetap berfungsi secara normal, sehingga kebutuhan-kebutuhan biologisnya terpenuhi dengan cukup.

3. Anggaran dan Penganggaran

Salah satu definisi anggaran yang banyak dipakai adalah business budget sebagai suatu pendekatan yang formal dan sistematis dari pada pelaksanaan tanggung jawab manajemen di dalam perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Intinya adalah bahwa:

Business budget harus bersifat formal, artinya bahwa business budget disusun dengan sengaja dan bersungguh-sungguh dalam bentuk tertulis.
Business budget harus bersifat sistematis, artinya bahwa business budget disusun berurutan dan berdasarkan logika.
Setiap manajer dihadapkan pada suatu tanggung jawab untuk mengambil keputusan. Sehingga business budget merupakan suatu hasil pengambilan keputusan berdasarkan beberapa asumsi tertentu.
Keputusan yang diambil oleh manajer tersebut merupakan pelaksanaan fungsi manajer dari segi perencanaan, koordinasi dan pengawasan.

4. Anggaran Komprehensif dan Anggaran Parsial

Dalam prakteknya, suatu perusahaan dapat memilih diantara dua alternative dipandang dari segi ruang lingkup ataupun intensitas penyusunannya. Diantaranya adalah:

Alternatif pertama, menyusun anggaran dengan ruang lingkup yang menyeluruh. Anggaran jenis ini disebut budget komprehensif, karena jenis kegiatan yang cakupannya meliputi seluruh aktivitas perusahaan bidang marketing, produksi, keuangan, personalia dan tertib administrasi. Anggaran yang baik seharusnya mencakup semua aktivitas ini. Tetapi dalam kenyataannya sering kali perusahaan dengan sengaja tidak memilih cara ini karena sebagai pertimbangan praktis.
Alternatif kedua, menyusun anggaran dengan ruang lingkup terbatas. Anggaran jenis ini disebut budget parsial. Anggaran parsial merupakan anggaran yang disusun dengan ruang lingkup yang terbatas atau dalam ruang lingkup yang sempit. Misalnya perusahaan hanya menyusun anggaran produksi saja, penjualan atau keuangan saja. Dalam anggaran parsial masing-masing bagian menyusun anggaran secara sendiri-sendiri, sehingga rencana tersebut disusun tidak terpadu, dibandingkan dengan anggaran komprehensip anggaran parsial lebih mudah disusun karena belum begitu kompleks.

5. Anggaran dan Fungsi Manajer

Fayol, seorang ahli di bidang manajemen mengatakan bahwa peranan business manajer pada dasarnya terdiri dari 6 (enam) bidang yakni: teknis (berproduksi), komersil (jual, beli dan pertukaran), financial (mencari dan menggunakan modal), keamanan (perlindungan terhadap orang dan barang), accounting (catatan administrasi dan keuangan) dan managerial, planning, organization, command, coordination dan controlling. Fayol mendasarkan pendapatnya ini pada hubungan manajemen dengan manusia sehingga dasar pokok dari manajemen adalah unsur manusianya, bukan tanah atau bahan mentah.

6. Anggaran Fixed dan Anggaran Continous

Berdasarkan fleksibilitasnya budget dapat dikelompokkan menjadi 2 macam yaitu:

1) Fixed Budget (Anggaran Fixed)

Anggaran yang disusun untuk periode waktu tertentu dimana volumenya sudah tertentu dan berdasarkan volumenya tersebut direncanakan revenue, cost dan expenses. Dalam anggaran fixed tidak diadakan revisi secara periodic. Penyusunan anggaran dengan cara ini sangat jarang dilaksanakan oleh perusahaan-perusahaan. Cara ini mungkin baru dipakai oleh perusahaan dalam penyusunan anggaran tidak berubah sama sekali.

2) Continues Budget (Anggaran Kontinyu)

Anggaran yang disusun untuk periode tertentu dan berdasarkan volume tersebut diperkirakan besarnya revenue, cost dan expenses.

7. Anggaran dalam Dimensi Waktu

Pada dasarnya dimensi waktu dalam anggaran dapat dibagi menjadi 3 yaitu:

Yang menyangkut masa lalu
Yang menyangkut masa sekarang
Yang menyangkut masa yang akan datang.

Ketiga dimensi tersebut saling berhubungan dan saling mempengaruhi, biasanya pada suatu waktu dalam perusahaan tidak hanya dilaksanakan satu macam kegiatan, melainkan beberapa kegiatan. Masing-masing kegiatan tersebut dimulai dan berakhirnya tidak bersamaan.

8. Faktor-faktor yang mempengaruhi kebijaksanaan manajer dalam penganggaran

Faktor -faktor yang mempengaruhi kebijaksanaan manajer dalam penganggaran adalah:

Produk
Pasar
Kebijaksanaan produksi
Rencana produksi
Rencana penelitian dan pengembangan
Organisasi
Finansial

MANFAAT ANGGARAN SEBAGAI ALAT MANAJEMEN

Anggaran sebagai alat manajemen untuk keperluan perencanaan dan pengawasan mengalami perkembangan dari waktu ke waktu. Perkembangan ini diukur dari segi manfaat yang ingin diperoleh dari penggunaan system itu di dalam pelaksanaannya. Semakin banyak dan rumit manfaat yang dituju, semakin banyak persyaratan yang dituntut di dalam persiapan dan penyusunannya dan demikian pula sebaliknya. Persyaratan yang dimaksud meliputi:

a. Jenis dan mutu data yang dapat disediakan
b. System akuntansi keuangan dan akuntansi biaya yang digunakan (ekstra atau intra kompetabel)
c. Sikap manajemen di dalam menanggapi adanya pengubahan biaya dan harga-harga.
d. Tingkat kewenangan yang diberikan pimpinan pada bawahannya (sentralisasi atau desentralisasi wewenang) untuk mengubah anggaran.

Oleh karena itu manajemen perlu menentukan terlebih dahulu pilihan sasaran dan manfaat apa yang ingin diperolehnya dari penggunaan anggaran sebagai alat manajemen.

1. Tahap-tahap Perkembangan Anggaran

Perkembangan anggaran dipandang dari segi manfaat yang ingin diperoleh pada dasarnya dapat dibagi dalam 3 tahapan yaitu:

a. Anggaran sebagai alat penaksir
b. Anggaran sebagai Plafond dan sekaligus alat pengatur otorisasi pengeluaran dana/kas
c. Anggaran sebagai pengukur efisiensi

2. Pemilihan Manfaat anggaran yang cocok bagi suatu perusahaan

Dengan adanya tiga tingkat perkembangan manfaat anggaran yang berbeda, perlu dilakukan pemilihan manfaat anggaran mana yang cocok bagi suatu perusahaan. Pemilihan manfaat yang cocok ini harus mempertimbangkan cirri-ciri industry dan persaingan yang dihadapi perusahaan serta pengaruh cirri-ciri tersebut terhadap sifat anggarannya.

Ciri-ciri yang dimaksud adalah:

a. Sifat persaingan yang dihadapi
b. Sifat penjualan produk perusahaan
c. Sifat proses produksinya
d. Tingkat pemanfaatan kapasitas yang ada.

3. Ilustrasi Cara Pemilihan Manfaat Anggaran

Di bawah ini akan diberikan ilustrasi bagaimana perusahaan dengan berbagai kondisi yang dihadapi akhirnya memilih manfaat anggaran yang dianggap tepat. Factor relevan yang perlu dipertimbangkan adalah:

Perusahaan ini menghasilkan beberapa jenis tegel dengan warna abuabu, tegel berwarna dan tegel teraso, dengan ukuran 20 x 20 cm; 30 x 30 cm dan 40 x 40.
Produksinya 50% atas dasar pesanan dan 50% untuk pasar (dalam bentuk persediaan siap dijual).
Memiliki data pemakaian standar untuk bahan baku dan bahan penolong bagi masing-masing jenis tegel yang dibuat.
Harga jual tertentu untuk setiap jenis produk dengan kemungkinan pemberian potongan karena perbedaan jumlah pembelian ataupun cara pembayaran.
Tingkat penjualan terpengaruh oleh musim (panas-penghujan) dari termin anggaran proyek-proyek pemerintah.
Jumlah modal kerja yang terbatas.
Sistem akuntansi masih sangat sederhana, mencatat data apa adanya. Sehingga dapat kita ketahui bahwa inti dari anggaran yaitu:

Formal; Disusun secara resmi dan tertulis
Sistematis; Disusun berurutan dan berdasarkan fakta.
Tanggung jawab; merupakan tanggung jawab dalam pengambilan keputusan oleh manajer.
Perencanaan, koordinasi, dan pengawasan merupakan fungsi manajer.

STRUKTUR ORGANISASI DAN PENGANGGARAN BIAYA

Anggaran sebagai alat manajemen berfungsi merencanakan dan mengawasi keuntungan. Keuntungan yang sebenarnya dilaporkan sebagai alat akuntansi dalam rekening rugi-laba. Keuntungan yang dianggarkan juga disusun dalam bentuk anggaran rugi-laba. Cara menghitung keuntungan dari segi akuntansi maupun dari segi anggaran tidak berbeda, baik dari segi format maupun pendekatannya. Namun dari segi penganggaran biaya memerlukan perhatian khusus. Hal itu disebabkan karena beberapa hal:

Satu item biaya, misalnya materi/bahan baku dapat terjadi diberbagai pusat anggaran. Sedangkan dalam pelaporan akuntansinya harus dikenal satu item biaya yakni material atau bahan baku, yang semuanya masuk ke dalam perhitungan harga pokok produksi.
Penanggung jawab biaya atau dapat disebut juga sebagai pusat anggaran bertanggung jawab atas berbagai item biaya. Sedangkan berbagai item biaya nanti di dalam laporan akuntansinya mungkin akan masuk ke dalam berbagai kelompok biaya atau pusat biaya, sesuai fungsi untuk apa biaya itu dikeluarkan. Dengan kata lain suatu item biaya yang terjadi dalam satu pusat anggaran harus dialokasikan terlebih dahulu ke berbagai pusat biaya sebelum dibebankan pada barang jadi (produk akhir). Misalnya, bensin sebagai bahan bakar kendaraan, dimana kendaraan ini digunakan untuk berbagai keperluan (pabrik, pemasaran dan administrasi)

Untuk itu, perlu dibedakan antara penganggaran biaya dengan pemanfaatan biaya:

1. Pentingnya struktur organisasi dalam penganggaran biaya

Struktur organisasi mencerminkan:

Pembagian tugas operasional pemasaran, produksi, keuangan dan administrasi ke dalam berbagai jabatan yang dibentuk oleh perusahaan itu.
Pembagian wewenang dan tanggung jawab masing-masing pejabat sesuai hierarkinya.
Hubungan komando dan koordinasi antara berbagai jabatan/posisi dalam perusahaan itu.

2. Penganggaran biaya dan pemanfaatan biaya

Penganggaran biaya menunjukkan pada kita proses tentang bagaimana menentukan siapa yang harus bertanggung jawab atas jenis biaya tertentu. Proses ini mengharuskan kita untuk dapat menginventarisasi terlebih dahulu semua bagian/seksi/urusan dalam perusahaan itu untuk dapat ditunjuk sebagai pusat anggaran atau budget center. Sebagai pusat anggaran, ditentukan pula jenis biaya apa saja yang berada pada tanggung jawabnya, baik dalam perencanaan maupun pengawasannya.

Semua item biaya yang ada dalam perusahaan pada akhirnya harus dibagi habis dan ditentukan penanggung jawabnya. Dengan demikian kekeliruan dalam perencanaan biaya dengan udah akan dapat dicari siapa penanggung jawabnya. Penanggung jawab biaya dalam hal ini belum tentu juga menjadi pihak yang memperoleh manfaat akhir dari suatu biaya nantinya memang harus menanggung biaya bersangkutan untuk seterusnya dibebankan pada produk akhir yang dihasilkan.

MEKANISME PENYUSUNAN DAN RELEVANSI ANGGARAN

1. Mekanisme Penyusunan Anggaran

Untuk mencapai tujuan-tujuan di atas perusahaan seharusnya menyusun anggaran yang merupakan penjabaran secara lebih terperinci dari masingmasing tujuan menjadi program-program kerja yang akan dilaksanakan. Karena luasnya aktivitas adalah mustahil bilamana program-program kerja ini harus dipikirkan dan disusun oleh seorang petugas saja. Demikian pula pelaksanaannya nanti yang akan melibatkan seluruh bagian dengan personalia dari berbagai jenjang organisasi dan dengan berbagai keahlian yang berbeda, maka penyusunan anggaran pun perlu melibatkan berbagai fungsi operasional perusahaan.

2. Fungsi Anggaran Bagi Perusahaan

Seperti telah diuraikan sebelumnya, business budget adalah suatu “financial plan”. Usaha-usaha manusia akan lebih banyak berhasil apabila ditunjang oleh kebijaksanaan yang terarah dan dibantu oleh perencanaanperencanaan yang matang. Begitu hal nya dengan perusahaan, perusahaan yang berkecenderungan memandang ke depan, akan selalu memikirkan apa yang mungkin dilakukannya pada masa yang akan datang. Sehingga dalam pelaksanaannya, perusahaan-perusahaan ini tinggal berpegang pada semua rencana yang telah disusun sebelumnya. Dimana, bagaimana, mengapa, kapan adalah pertanyaan-pertanyaan yang selalu mereka kembangkan dalam kegiatan-kegiatan sehari-hari.

3. Kelemahan-kelemahan Anggaran

Meskipun begitu banyak manfaat yang diperoleh dengan menyusun anggaran, tetapi masih terdapat beberapa kelemahan yang membatasi anggaran.

Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain:

Karena anggaran disusun berdasarkan estimasi (potensi penjualan, kapasitas produksi dan lain-lain) maka terlaksananya dengan baik kegiatan-kegiatan tergantung pada ketepatan estimasi tersebut.
Anggaran hanya merupakan rencana, dan rencana tersebut baru berhasil apabila dilaksanakan sungguh-sungguh.
Anggaran hanya merupakan suatu alat yang digunakan untuk membantu manajer dalam melaksanakan tugasnya, bukan menggantikannya.
Kondisi yang terjadi tidak seratus persen sama dengan yang diramalkan sebelumnya, karena itu anggaran perlu memiliki sifat yang luwes.

Salah satu sasaran dilaksanakannya fungsi perencanaan adalah untuk menjamin tercapainya tujuan yang telah ditentukan. Tujuan ataupun sasaran yang ingin dicapai oleh perusahaan dapat digolongkan ke dalam tujuan yang sifatnya umum dan tujuan yang khusus. Masing-masing tujuan ini kemudian dapat diperinci lebih lanjut sebagai berikut:

1) Tujuan-tujuan yang umum, yang menyangkut hal-hal seperti:

a) Ekonomis Financial

Ekonomis, berupa peranan yang diinginkan oleh perusahaan sebagai lembaga yang bergerak dalam bidang ekonomi. Financial, berupa mencari keuntungan sebagai persyaratan agar perusahaan dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya.

b) Konsumen

Bahwa produk yang dihasilkan harus dapat memberikan kepuasan kepada konsumen, memelihara hubungan baik dengan konsumen.

c) Pemilik Modal

Menjalin hubungan yang sebaik mungkin dengan kaum pemilik modal, agar mereka tetap bersedia memberikan modalnya.

2) Tujuan-tujuan yang khusus, yang menyangkut hal-hal seperti:

a) Produk, misalnya perusahaan ingin dikenal sebagai produsen produkproduk bermutu.

b) Luas daerah pemasaran yang ingin dicapai, nasional atau regional.

c) Market share yang ingin dimiliki.

d) Return on investment tertentu.